Hình dung một chủ shop nhắn cho người làm web: "Mình cần làm web bán hàng, bao nhiêu tiền, bao lâu xong?". Người làm web hỏi lại vài câu, chủ shop chưa nghĩ tới câu nào. Hai bên báo giá qua lại ba tuần, rồi khi web làm được nửa đường, chủ shop mới nói "à, mình cần thêm phần đặt lịch nữa". Giá và thời gian đổ hết.
Hầu như dự án nào trục trặc mình thấy đều có chung một gốc: yêu cầu chưa rõ ngay từ đầu. Chuẩn bị một bản mô tả ngắn (gọi là brief) trước khi thuê ai làm web hay phần mềm sẽ tiết kiệm tiền và thời gian cho cả hai bên. Bài này nói bạn cần nghĩ tới những gì, và có sẵn một mẫu để chép.
Brief là gì, và vì sao cần
Brief giống như bản vẽ sơ bộ khi xây nhà. Bạn chưa cần biết gạch loại nào, nhưng cần nói được nhà mấy phòng, mấy người ở, ngân sách bao nhiêu. Thiếu những thông tin đó, thợ nào cũng chỉ đoán, và mỗi người đoán một kiểu nên báo giá chênh nhau rất xa.
Brief không cần dài. Một trang là đủ. Quan trọng là bạn nghĩ qua những câu hỏi dưới đây trước khi nói chuyện với người làm.
Sáu thứ cần nghĩ trước
Mục tiêu
Web hay phần mềm này để làm gì cho công việc của bạn? Câu trả lời tốt là một việc đo được: "nhận đơn hàng online", "để khách tự đặt lịch thay vì gọi điện", "giảm việc nhập tay vào Excel". Câu trả lời như "web đẹp, chuyên nghiệp" thì chưa đủ để làm.
Người dùng
Ai sẽ dùng, họ dùng bằng điện thoại hay máy tính, họ rành công nghệ tới đâu? Web cho khách mua lẻ khác hẳn web nội bộ cho nhân viên kho. Nếu có thể, kể một tình huống cụ thể: "chị Lan 45 tuổi, hay đặt hàng buổi tối bằng điện thoại".
Tính năng bắt buộc và tính năng để sau
Đây là phần dễ bị bỏ qua nhất, và cũng là phần tiết kiệm nhiều nhất. Chia làm hai cột: thiếu cái này thì không dùng được (bắt buộc), và cái này có thì tốt nhưng làm sau cũng được. Bản đầu tiên chỉ nên có cột thứ nhất. Cột thứ hai làm ở đợt sau khi bạn đã thấy người dùng thật dùng ra sao.
Ví dụ tham khảo
Gửi 2 đến 3 web hoặc phần mềm bạn thích, kèm một câu nói thích chỗ nào ("thích cách họ lọc sản phẩm", "thích trang chủ ít chữ"). Gửi cả một cái bạn không thích và nói vì sao. Vài đường link cho người làm hiểu gu của bạn nhanh hơn nhiều so với vài trang mô tả.
Ngân sách và thời gian
Nói thật khoảng ngân sách bạn có, và hạn chót nếu có (ví dụ phải chạy trước mùa Tết). Nhiều người ngại nói ngân sách vì sợ bị báo sát mức đó. Thực ra khi biết ngân sách, người làm sẽ đề xuất được phạm vi phù hợp, thay vì báo một phương án bạn không đủ sức theo. Nhớ tính cả khoản chạy hằng tháng sau khi xong như tên miền, máy chủ, bảo trì.
Ai duyệt
Ai là người quyết định cuối cùng, và nếu có nhiều người góp ý thì ai gom lại thành một ý kiến? Dự án chậm nhiều khi không phải vì code khó mà vì năm người cùng sửa năm hướng khác nhau. Chọn một người duyệt, và nói trước các mốc cần duyệt.
Mẫu brief ngắn để chép
Chép đoạn dưới vào ghi chú, điền vào, rồi gửi cho người làm. Chỗ nào chưa biết thì ghi "chưa biết", đó cũng là thông tin hữu ích.
1. Giới thiệu: tên công việc/cửa hàng, bán gì, cho ai.
2. Mục tiêu: sau khi xong, việc gì sẽ khác đi? (một đến ba ý, đo được)
3. Người dùng: ai dùng, dùng bằng thiết bị gì, ví dụ một người cụ thể.
4. Bắt buộc có ở bản đầu: ...
5. Để sau: ...
6. Ví dụ tham khảo: link 1 (thích gì), link 2 (thích gì), link 3 (không thích gì).
7. Dữ liệu sẵn có: danh sách sản phẩm, logo, ảnh, file Excel, web cũ...
8. Ngân sách dự kiến: ... ; chi phí hằng tháng chấp nhận được: ...
9. Thời hạn: ... ; lý do cần đúng hạn (nếu có): ...
10. Người duyệt cuối: ... ; các mốc cần duyệt: ...
11. Liên hệ: tên, số điện thoại/Zalo, giờ tiện nghe máy.
Lỗi hay gặp
Có người gửi một brief rất kỹ về màu sắc và font chữ nhưng không nói web để làm gì. Người làm sẽ cho ra một web đẹp, nhưng không trả lời được câu hỏi "khách mua hàng bằng cách nào".
Có người liệt kê hai mươi tính năng, tất cả đều "bắt buộc". Khi mọi thứ đều bắt buộc thì không có gì được ưu tiên, và báo giá thường làm bạn sốc. Hãy ép mình bỏ bớt cho đến khi còn việc thực sự cần.
Có người chưa chuẩn bị dữ liệu: ảnh sản phẩm, bài viết, logo. Web xong khung mà nội dung chưa có thì không thể ra mắt. Hỏi người làm từ đầu: phần nội dung ai lo, và khi nào cần.
Cuối cùng là chuyện ai sở hữu gì. Hỏi rõ mã nguồn, tên miền, tài khoản máy chủ đứng tên ai, và khi dự án kết thúc thì bạn nhận được những gì. Đây là câu hỏi hợp lý, không ai phật lòng.
Cho bạn nào là người làm
Nếu bạn là dev nhận brief từ khách, bước tìm hiểu ban đầu trước khi báo giá có tên riêng là giai đoạn khám phá (discovery). Hướng dẫn của dịch vụ số chính phủ Anh mô tả khá dễ hiểu cách làm giai đoạn này: hiểu người dùng, hiểu vấn đề rồi mới chọn giải pháp (How the discovery phase works). Một buổi nói chuyện một giờ theo mẫu trên thường đủ để báo giá sát hơn nhiều.
Nên làm gì tiếp theo
Dành nửa tiếng điền mẫu trên, dù bạn chưa chắc sẽ thuê ai. Chỉ cần viết ra, bạn đã thấy chỗ nào mình chưa nghĩ kỹ. Nếu đang phân vân giữa dùng nền tảng có sẵn hay làm riêng, bài Làm web nên chọn WordPress hay code riêng? sẽ giúp bạn chọn.
Khi đã có brief, bạn có thể gửi cho mình qua form yêu cầu dự án trên phatdev.net. Chưa đầy đủ cũng không sao, mình sẽ hỏi thêm từng bước.
